Tus reuniones: Costo o Inversión? (Segunda parte)

Publicado: el martes 5 de junio de 2012 | Por: Francisco

“Cuando estoy hablando, acepto que las personas vean su reloj. Pero lo que no puedo tolerar es que lo miren y se lo acerquen a su oído para ver si se detuvo” – Archard

Continuando con el tema que anteriormente comentamos respecto a la efectividad de nuestras reuniones, en este artículo trataremos de hablar de algunas sugerencias a aplicar en ellas.

Pero antes de aplicar alguna posible “solución” a nuestras reuniones debemos preguntarnos y analizar: Qué no está funcionando? Cuál es la brecha que existe entre nuestras reuniones y lo que sería nuestra reunión ideal? A qué se debe esta brecha?

Por otra parte, si se corrige una situación, debemos cuidar que al corregirla no nos vayamos al otro extremo de ese problema. Por ejemplo: No se trata de pasar de una reunión donde nadie habla a una reunión donde todos hablan al mismo tiempo.

Después de tener eso presente, a continuación compartimos algunas de las situaciones que pueden estar afectando sus reuniones y recomendaciones para cada caso.

“En mi reunión nadie habla” – En esta caso se podrá intentar que cada quien tenga un punto asignado de una orden del día predefinida para que todos participen y una vez que dan el primer paso se abran a una reunión más interactiva.

“En mi reunión todos hablan y nadie escucha” – Debe existir un líder que defina el “para qué” de la reunión y en el momento que se han desviado del objetivo, éste deberá encausar nuevamente la discusión. Tener una orden del día y asignar puntos puede servir también.

“No se concreta nada” – Puede ser un efecto de los dos anteriores. En este caso el líder puede solicitar a los participantes sus opciones para después buscar un consenso. De lo contrario buscar un voto mayoritario donde el líder tiene derecho a “veto” de la decisión. Otra opción es que el líder exija al grupo al finalizar la reunión que lleguen a una decisión en un tiempo limitado para evitar que la discusión se extienda indefinidamente. Para evaluar las opciones hay diferentes formas de hacerlo pero eso en sí mismo ya es un tema que valdría la pena analizar aparte.

“El jefe o alguien más se impone” – Cuando se presenta esto, primero que nada el líder debe estar consciente de esta situación y tener la apertura para mejorar. Una técnica que se puede hacer es pedir a cada miembro que anote en una tarjeta lo que opina respecto al tema a tratar al inicio de la reunión. De esta forma, durante la discusión en la que normalmente se impone la opinión de alguien, limitando la aportación de los demás, se pide a cada participante que comente lo que dice su tarjeta, la cual contiene su opinión antes de ser “influenciada” por la persona “dominante”.

“No hay seguimiento a las conclusiones acordadas” – Si este es el problema, probablemente el asunto tratado no era tan importante en primer lugar. Pero si el tema es relevante, algo que puede funcionar es el elaborar minutas donde se dejen asentadas las actividades que seguirán después de la reunión y los responsables de las mismas. De esta forma, se podrá medir el seguimiento en base a esa minuta en el inicio de la próxima reunión.

Estas son solo algunas de las posibles situaciones que se pueden presentar y algunas sugerencias. Cada empresa es diferente y sus problemáticas también.

Nos queda la tarea de analizarlas y decidir que acciones pudieran ayudarnos a tener reuniones mucho más efectivas y productivas. Lo que sí debe ser la regla, independientemente de la situación: si su reunión no funciona, es aburrida, improductiva, etc. tiene que cambiar algo, de lo contrario, seguirán así y quejarnos no lo va a solucionar.

Saludos!

Francisco Duarte – Crece Coaching & Consulting Empresarial