Hacer lo que vale la pena

Publicado: el miércoles 9 de enero de 2013 | Por: Francisco

Es común que estemos trabajando presionados porque se vence un plazo. Es común también que trabajemos horas y horas y al final del día sigamos teniendo cuestiones importantes sin hacer porque “no nos alcanza” el tiempo.

Para evitar esto, un ejercicio interesante es el clasificar nuestras actividades de acuerdo a los que Stephen Covey (Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva) llamó los 4 cuadrantes.

El ejercicio consiste en clasificar nuestras actividades diarias respecto a su nivel de Importancia e Urgencia.

Lo urgente es aquello que debe de hacerse ya porque se ha llegado su plazo, mientras que lo importante es aquello que aporta valor a nuestros objetivos o es clave para dar los resultados requeridos en nuestra labor.

El objetivo de este ejercicio es identificar que tanto de nuestro tiempo se nos va en hacer cosas hasta cierto punto irrelevantes afectando a lo que es importante.

La idea es que aquellas cosas que tenemos por hacer en nuestras agendas las clasifiquemos de acuerdo a estos cuadrantes y posteriormente al final del día evaluemos como nos fue.

A todos nos pasa que postergamos cosas que son importantes pero que representan un reto al que preferimos sacarle la vuelta mientras no se venza el plazo. También sucede que en nuestras labores buscamos actividades que nos llenen la agenda para justificar nuestro horario y poder terminar el día con la idea de que trabajamos mucho, pero realmente no haber hecho nada que haya valido la pena.

Una vez hecha esta clasificación, podemos tomar decisiones.

Aquello no importante y no urgente no debiera de hacerse y punto.

Lo que es importante y urgente debe tener prioridad obviamente, pero debemos trabajar también sobre aquellas cosas importantes no urgentes para evitar que se conviertan en urgentes ya que esto conllevará una alta dosis de estrés y muy probablemente una baja en la calidad y en el resultado deseado de esta acción.

Aquello urgente y no importante, deberá de hacerse siempre y cuando atendamos nuestras actividades importantes ya que si no es importante, entonces por qué es urgente?

Lo no importante lo debemos atender cuando tengamos tiempo libre “para gastar” o bien buscar delegarlo.

Para ejemplificar esto, veamos la siguiente situación en la que tenemos para nuestro día las siguientes actividades:

  • Preparar una presentación de ventas para un cliente importante que haremos en una semana. – Se debe de atender, planear y avanzar. Definitivamente es algo que amerita nuestro tiempo aunque no sea urgente. Si solo lo postergamos se convertirá en importante y urgente.
  • Revisar las últimas actualizaciones en Facebook. – No se debe hacer salvo que tengamos tiempo para el ocio. No mientras tengamos algo importante por hacer.
  • Ir al banco a pagar la tarjeta de crédito que vence hoy. – Se puede delegar y que alguien más lo realice. No requiere de nuestra presencia.
  • Asistir a reunión para hoy en la que se firma el contrato de ventas a un cliente importante. Es urgente e importante por lo que se debe atender. Es la prioridad del día.

Este tema es extenso y solo he tratado de tocarlo de una manera muy resumida pero ahora la pregunta nos la debemos de hacer cada uno de nosotros:

En qué se va nuestro tiempo? Cómo lo podríamos usar mejor?

La administración del tiempo no existe. Lo que podemos administrar son nuestras acciones. Recordemos que a todos nos dan 24 horas al día. El qué hacemos con ellas es lo que hace la diferencia.

 

Saludos!

Francisco Duarte – Crece Coaching & Consulting Empresarial

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