Tus reuniones: Costo o Inversión?

Publicado: el lunes 28 de mayo de 2012 | Por: Francisco

“Para que se lleve a cabo algo en un comité, este debe consistir de máximo tres personas, dos de las cuales deben de estar ausentes” –  Robert Copeland

Las reuniones son necesarias en las empresas? Son un mal necesario? O son simplemente un mal?

Es muy común escuchar quejas por las grandes pérdidas de tiempo en las empresas por reuniones improductivas, innecesarias y que en ocasiones parecieran interminables. Pero si hay tantas personas en contra de las reuniones por qué no desaparecen? Habrá diferentes explicaciones para diferentes personas, pero en mi opinión las reuniones son una “herramienta” para la discusión, interacción y comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo. Pero qué tanto necesitamos interactuar, comunicar y discutir? Como en tantas otras cosas en la vida, los excesos son malos.

Pero la otra cara de la moneda, una empresa donde nunca hay reuniones puede provocar que miembros del equipo se sientan ignorados porque nunca se les toma en cuenta en la toma de decisiones o al menos para informarles de las decisiones. La desmotivación causada pudiera provocar una improductividad en la empresa incluso mayor a la de reuniones continuas.

Entonces: Las reuniones deben o no existir? Deben existir en la medida que sean realmente una inversión y no un costo para la empresa. Y la diferencia entre una inversión y un costo es que la primera genera un beneficio futuro y el segundo no.

Hay múltiples publicaciones respecto a este tema, así que este escrito no busca cubrir todo lo visto sobre el mismo, sino el reflexionar sobre él. No creo que haya recetas mágicas para las reuniones. Habrá quien indique un tiempo máximo, habrá quien indique un tiempo mínimo. Otros dirán que el número máximo de participantes debe ser mayor o menor a una cantidad de personas. Otros dirán que todos deben hacer uso de la palabra de manera ordenada mientras que otros probablemente sugieran que esto sea de manera espontánea. Como podemos ver las opciones son muchas, pero la realidad es que las reuniones deben tomar en cuenta la “personalidad” de la empresa y de su líder. Qué tipo de empresa somos o queremos ser? Nuestras reuniones deben ser congruentes con ello. Qué tipos de personas queremos en la empresa? Las reuniones deben considerar esto también.

Definitivamente las reuniones no deben ser largas ni aburridas. En eso todos coincidiríamos. Pero además del sello propio de cada empresa, cada reunión puede ser para diferentes asuntos. Algunas serán por una crisis, otras será para informar y otras para planear o tomar decisiones. No podemos forzar estas diferentes reuniones a un “molde” rígido.

Por último, habría que analizar por qué nuestras reuniones no están resultando productivas. En algunas puede ser porque nadie habla. En otras porque todos hablamos al mismo tiempo. En muchas ocasiones será que después de tres horas de discusión no se concreta ninguna decisión. O en ocasiones se toma la decisión pero no se le da seguimiento convirtiendo de cualquier forma la reunión en una pérdida de tiempo.

Tenemos algunas reuniones en las que una persona se impone e impone su punto de vista. Por lo general el jefe, pero no necesariamente. Pero también tenemos reuniones que se pueden convertir en un caos.

En la segunda parte de este artículo comentaremos algunas recomendaciones para las diferentes situaciones que se pueden presentar en nuestras reuniones, pero por lo pronto reflexionemos primero en lo siguiente:

Para qué hago la reunión?

Qué obtengo si la hago?

Qué necesita pasar para lograr ese objetivo que tengo en mente?

Y qué pasaría si no la hago?

De esto dependerá primero el si llevo a cabo la reunión, y segundo, el como la llevaré a cabo.

Un ejercicio interesante sería preguntar a su equipo su opinión de sus reuniones… podemos encontrar información interesante… y una que otra sorpresa!

Nos leemos en la segunda parte…

Saludos!

Francisco Duarte – Crece Coaching & Consulting Empresarial